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                        龍巖市自然資源局關于印發《龍巖市自然資源局檔案管理規定》的通知

                        文章來源:龍巖市自然資源局
                        發布時間:2021-07-13 10:30
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                        視力保護色:
                         局機關各科、局屬單位:

                        現將《龍巖市自然資源局檔案管理規定》印發給你們,請結合本部門、本單位的實際,認真貫徹執行。

                         

                        龍巖市自然資源局檔案管理規定

                         

                         

                        龍巖市自然資源局

                        2021年7月13日

                         

                         

                        附件:

                         

                        龍巖市自然資源局檔案管理規定

                         

                        第一章  總則

                        第一條  為加強本局檔案管理,規范檔案收集整理工作,確保自然資源檔案完整、準確、系統、安全、有效保護和利用,根據《中華人民共和國檔案法》和自然資源管理相關法律法規,結合本局工作實際,制定本規定。

                        第二條  本規定所稱自然資源檔案,是指本局各科室(單位)在自然資源工作中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。自然資源檔案主要分為文書檔案、專業檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等。

                         

                        第二章  管理職責

                        第三條  本局檔案管理機構負責統一收集、整理、保管檔案,并提供查詢服務。

                        第四條  各科室(單位)應確定一名工作人員具體負責本科室(單位)檔案的收集、整理、歸檔等工作,并保持人員的相對固定。

                        第五條  檔案管理工作人員應忠于職守,遵紀守法,具備相應的專業知識和技能,保守檔案機密,努力把檔案工作做好。

                        第六條  檔案工作實行“誰立卷,誰負責”的部門責任制度。各科室(單位)應將檔案工作納入年度工作計劃建立崗位責任制,與業務工作同部署、同實施、同發展,防止出現應歸檔文件材料未歸檔或未及時歸檔、整理不規范等情況。

                        第七條  檔案館對局屬各科室(單位)檔案收集、歸檔工作情況進行定期檢查,各科室(單位)檔案收集、歸檔工作情況列入二級績效考核。

                        第八條 檔案館工作職責

                        (一)建立健全檔案工作的各項規章制度,并負責制度的貫徹執行。

                        (二)負責局屬各科室(單位)各種門類和載體檔案收集、整理、保管利用及檔案信息化工作。

                        (三)負責局屬各科室(單位)檔案工作的業務指導和監督工作,推進檔案工作規范化管理。

                        (四)完成本級自然資源行政主管部門領導交辦的其它工作。

                         

                        第三章  檔案收集

                        第九條  各科室(單位)負責本部門業務活動中形成的具有保存價值的各種載體文件材料的收集整理,實行集中統一管理,任何單位和個人不得自行保存或據為己有。工作人員調動、離退休時,應將所屬歸檔范圍的文件材料全部移交接替人員歸檔,并辦理交接手續。

                        第十條  收集范圍

                        (一)反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的,對工作、建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

                        (二)各科室(單位)工作活動中形成的在維護國家、集體和干部職工權益等方面具有憑證價值的文件材料。

                        (三)市局需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料,下級機關報送的重要文件材料。

                        (四)其他對本局工作具有查考價值的文件材料。

                         

                        第四章  檔案整理

                        第十一條  為統一規范整理,保證案卷質量,整理(立卷)工作由相關科室(單位)檔案管理員按檔案整理要求完成。

                        第十二條  收集分類。各類文件材料原件歸檔,一式一份。歸檔文件材料應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,鑒別歸檔與不歸檔文件,歸入不同的機構類或問題類,劃分文件的保管期限,便于保管利用。

                        第十三條  文件修整。有破損的文件應予修整,復寫、鉛筆、圓珠筆書寫、熱敏紙打印等可能造成字跡模糊或褪變的應予復制,并附在原件之后,歸檔文件應去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。用于修整的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

                        第十四條  圖紙折疊。不同幅面的工程圖紙、地形圖在裝訂前應統一折疊成A4幅面(297mm×210mm)。應圖面朝內,首先沿標題欄的短邊方向以W形折疊,然后再沿標題欄的長邊方向以W形折疊,并使標題欄露在外面。

                        第十五條  編寫頁碼。用鉛筆在有圖文頁面正頁面的右上角、背頁面的左上角,從“1”開始順序標注,空白頁不編頁號,不得缺號、重號。大張的文件或圖表折疊后,仍按折疊前有字跡的頁面數計算頁數。

                        第十六條  目錄著錄。目錄項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注,目錄格式由檔案館統一提供。卷內目錄排列在文件之前。

                        第十七條  備考表。備考表中的“本卷情況說明”填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。“立卷人”由責任立卷者簽名,“檢查人”由案卷質量審核者簽名,“立卷時間”由立卷者填寫完成。備考表應置卷尾。

                         

                        第五章  檔案移交

                        第十八條  為實行檔案統一管理,各科室(單位)按檔案管理規定將歸檔文件收集整理后向檔案館移交。

                        第十九條  檔案館指導各科室(單位)檔案管理員做好移交工作,由移交科室(單位)制作移交目錄清單,一式兩份,各科室(單位)和檔案館各保存一份,移交目錄清單電子版拷貝移交檔案館。

                        第二十條  檔案移交時檔案館接收人員按移交清單當面逐一清點,核對無誤后由移交經辦人、科室負責人及檔案館經辦人在移交清單簽字,清單雙方各留一份,以備查考。

                        第二十一條  移交時間

                        (一)各科室(單位)工程項目文件材料一般在項目竣工后三個月內向檔案館移交,對于專業性文件、特殊載體的文件,為了便于實際工作的查考利用,也可以適當延長歸檔時間。

                        (二)文書檔案于下一年度的第一季度歸檔。

                        (三)會計檔案在會計核算年度終了后由會計部門整理造冊保管一年后向檔案館移交。

                        (四)其它檔案于次年六月底前向檔案館移交。

                         

                        第六章  檔案保管

                        第二十二條  檔案管理工作人員應嚴守黨和國家秘密,不得泄露檔案中的秘密和所管檔案的具體情況,無關人員不準進入檔案庫房、計算機房、文印室等工作場所。

                        第二十三條  檔案資料進出庫房須認真核對嚴格履行登記、審批手續。檔案資料未經批準不得外借,不準隨意抄寫、復印、拍照;不得將檔案、資料帶出庫房以外的任何場所。

                        第二十四條  庫房須配備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防高溫、防污染等設施,工作人員對庫房設施和檔案保管情況進行定期和不定期的檢查,發現問題及時解決。

                        第二十五條  庫房內要設置溫濕度表,溫度應控制在14-24℃(±2℃),相對濕度應控制在45-60%(±5%),保管聲像檔案的最佳環境溫度為18℃、相對濕度為40%。

                        第二十六條  庫房密集架和檔案柜應整齊有序排列,檔案資料按類別集中排列,排列順序由上至下、由左至右,并在檔案裝具明顯位置標明檔案種類及起止卷(件)號。

                        第二十七條  檔案館應建立檔案信息管理系統,健全檔案檢索工作,建立檔案管理臺賬。

                         

                        第七章  檔案利用

                        第二十八條  檔案利用者必須愛護檔案,不得遺失、涂改、剪裁、勾畫、批注和轉借,利用完畢及時歸還。各類檔案原則上不外借。

                        第二十九條  檔案管理人員必須熱情服務,對歸還的檔案要認真清點,如有損壞、涂改、丟失、替換等應及時報告。

                        第三十條  本局工作人員查檔

                        (一)本局內部工作人員僅可以查閱與本科室(單位)業務工作相關的檔案資料。

                        (二)因工作需要復印檔案資料的,經辦人應填寫檔案借閱審批單后經科室(單位)負責人簽字、檔案館負責人審批后辦理。

                        (三)因特殊情況需要外借原始檔案資料的,經辦人應填寫檔案外借審批單,經科室(單位)負責人簽字,檔案館負責人審核,檔案館分管領導審批后辦理。經辦人應在外借時限內歸還檔案,歸還檔案經檔案館工作人員核對無誤后入庫。

                        第三十一條  一般權利人(個人)查檔

                        (一)權利人查詢應提交身份證、權利憑證,填寫查詢利用申請表。

                        (二)取得權利人同意的單位或個人查詢應提交公證委托書或授權委托書(境外委托人的授權委托書應當按照有關規定經過公證或者認證)、委托人身份證、受托人身份證或單位介紹信,填寫查詢利用申請表。

                        (三)繼承人、受贈人查詢應提交身份證、繼承或者受贈事實的證明材料,填寫查詢利用申請表。

                        (四)利害關系人僅可以查詢土地登記結果。

                        第三十二條  單位權利人查檔

                        (一)單位權利人查詢應提交權利憑證或單位介紹信、有效身份證件,填寫查詢利用申請表。

                        (二)取得單位權利人同意的個人查詢應提交授權委托書、受托人身份證,填寫查詢利用申請表。

                        (三)利害關系人僅可以查詢土地登記結果。

                        第三十三條  國家安全機關、公安機關、檢察機關、人民法院和紀檢監察等部門查詢與辦理案件有關檔案應提交單位介紹信、工作證,填寫檔案借閱審批單。

                        第三十四條  律師申請查詢檔案應提交人民法院的調查令及律師事務所出具的證明材料、律師證,填寫檔案借閱審批單。

                         

                        第八章  檔案信息化建設

                        第三十五條  本局將檔案信息化納入本單位信息化總體規劃,統一部署、同步實施,通過加快推進檔案信息化建設,建立覆蓋全業務的自然資源檔案大數據資源體系。

                        第三十六條  檔案信息化建設遵循規范性、安全性、效益性原則,按照檔案“存量數字化、增量電子化”的要求,基本實現檔案目錄電子化、檔案全文數字化。

                        第三十七條   應定期對自然資源檔案目錄、原文數據以及其他重要文件資料進行增量或全量備份,備份文件實行專人保管。

                         

                        第九章  附則

                        第三十八條  本規定與法律法規和上級文件不相符的,以法律法規和上級文件為準。

                        第三十九條  本規定自印發之日起施行,由龍巖市自然資源局辦公室負責解釋。

                         

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